Verwerkersovereenkomst RouteKlant

Deze Verwerkersovereenkomst wordt aangegaan tussen:

1. De klant / opdrachtgever

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van RouteKlant en persoonsgegevens verwerkt met behulp van de dienst.

Hierna genoemd: “Verwerkingsverantwoordelijke”.

en

2. Solve Solutions

handelend onder de naam RouteKlant, aanbieder van de online softwaredienst RouteKlant.

Hierna genoemd: “Verwerker”.

De Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker worden gezamenlijk aangeduid als “Partijen”.

1. De Verwerkingsverantwoordelijke maakt gebruik van RouteKlant voor het beheren van onder andere klanten, adressen, afspraken en routes.
2. Bij het gebruik van RouteKlant kan de Verwerker persoonsgegevens verwerken namens de Verwerkingsverantwoordelijke.
3. Met deze Verwerkersovereenkomst leggen Partijen hun rechten en verplichtingen vast met betrekking tot deze verwerking.
4. Deze overeenkomst vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden.
5. Indien bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst specifiek betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens, prevaleren deze bepalingen boven daarmee strijdige bepalingen uit algemene voorwaarden.

1. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens die hij via RouteKlant verwerkt.
2. De Verwerker verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke en overeenkomstig diens gedocumenteerde instructies.
3. De Verwerker bepaalt niet zelfstandig het doel waarvoor de persoonsgegevens van de klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt.
4. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking en voor het voldoen aan de verplichtingen die op hem als verwerkingsverantwoordelijke rusten.
5. Voor persoonsgegevens die Solve Solutions voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt, bijvoorbeeld account-, factuur- en abonnementsgegevens, kan Solve Solutions zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Deze gegevens vallen niet onder deze Verwerkersovereenkomst.

1. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het aanbieden, onderhouden en beveiligen van RouteKlant.
2. De verwerking kan onder meer bestaan uit:
   • opslaan;
   • raadplegen;
   • structureren;
   • wijzigen;
   • organiseren;
   • ophalen;
   • verwijderen;
   • technisch verwerken van persoonsgegevens binnen RouteKlant.
3. De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de overeenkomst tussen Partijen, tenzij persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten worden bewaard.

1. De Verwerker kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
   • het aanbieden van RouteKlant;
   • het opslaan en beheren van klantgegevens;
   • het beheren van adressen;
   • het verwerken van afspraken;
   • het ondersteunen van routeplanning;
   • het uitvoeren van technische functies binnen RouteKlant;
   • het beveiligen van de dienst;
   • het maken en onderhouden van noodzakelijke technische back-ups;
   • het oplossen van technische problemen;
   • het uitvoeren van noodzakelijke onderhouds- en supportwerkzaamheden;
   • andere doeleinden die noodzakelijk zijn om de overeengekomen diensten te kunnen leveren, voor zover deze passen binnen de gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2. De Verwerker zal de persoonsgegevens niet gebruiken voor eigen commerciële doeleinden, profilering of verkoop van persoonsgegevens.

1. Afhankelijk van het gebruik van RouteKlant kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
   • voor- en achternamen;
   • adressen;
   • postcode en woonplaats;
   • telefoonnummers;
   • e-mailadressen;
   • afspraakgegevens;
   • routegegevens;
   • werk- en opdrachtnotities;
   • frequentiegegevens;
   • overige gegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke zelf in RouteKlant invoert.
2. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt zelf welke persoonsgegevens hij in RouteKlant invoert.

1. De persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op:
   • klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke;
   • contactpersonen van klanten;
   • personen op door de Verwerkingsverantwoordelijke ingevoerde adressen;
   • medewerkers of andere personen die de Verwerkingsverantwoordelijke zelf in RouteKlant registreert.
2. De Verwerkingsverantwoordelijke dient geen persoonsgegevens in RouteKlant op te slaan die niet noodzakelijk zijn voor zijn bedrijfsvoering of waarvoor geen geldige wettelijke grondslag bestaat.

1. RouteKlant is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
2. De Verwerkingsverantwoordelijke dient dergelijke gegevens niet in RouteKlant op te slaan, tenzij hiervoor een afzonderlijke schriftelijke afspraak is gemaakt en een geldige wettelijke grondslag bestaat.
3. Indien de Verwerker constateert dat dergelijke gegevens mogelijk onbedoeld zijn opgeslagen, kan de Verwerker passende maatregelen nemen om de veiligheid van de dienst te beschermen.

1. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2. De instructies worden in beginsel gevormd door:
   • deze Verwerkersovereenkomst;
   • de door de Verwerkingsverantwoordelijke gebruikte functionaliteiten;
   • aanvullende schriftelijke instructies.
3. Indien de Verwerker van mening is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hierover zo snel mogelijk.
4. De Verwerker is niet verplicht een instructie uit te voeren die evident in strijd is met toepasselijke wetgeving.

1. Personen die namens de Verwerker toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding.
2. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht, voor zover wettelijk toegestaan.
3. De Verwerker beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze toegang noodzakelijkerwijs nodig hebben voor hun werkzaamheden.
4. De Verwerker zorgt ervoor dat personen met toegang tot persoonsgegevens passende instructies ontvangen over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

1. De Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, wijziging, onbevoegde toegang of andere vormen van onrechtmatige verwerking.
2. Bij de beveiliging wordt rekening gehouden met de aard, omvang en risico's van de verwerking.
3. De beveiligingsmaatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
   • versleutelde verbindingen;
   • toegangsbeperkingen;
   • authenticatie;
   • autorisatie op basis van gebruikersrollen;
   • databasebeveiliging;
   • beveiligingsregels voor toegang tot gegevens;
   • logging;
   • technische updates;
   • back-up- en herstelmaatregelen;
   • monitoring van technische systemen;
   • beperking van toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen en systemen.
4. De Verwerker kan beveiligingsmaatregelen aanpassen wanneer dit noodzakelijk is vanwege technische ontwikkelingen, beveiligingsrisico's of gewijzigde omstandigheden.
5. De Verwerker streeft ernaar het beveiligingsniveau voortdurend passend te houden bij de risico's van de verwerking.

1. Indien de Verwerker kennisneemt van een datalek dat betrekking heeft op persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, informeert de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging.
2. De melding bevat, voor zover op dat moment beschikbaar, informatie over:
   • de aard van het incident;
   • de mogelijke categorieën persoonsgegevens;
   • de mogelijke categorieën betrokkenen;
   • de vermoedelijke omvang;
   • de genomen of voorgenomen maatregelen;
   • een contactpunt voor verdere informatie.
3. Indien nog niet alle informatie beschikbaar is, kan de Verwerker de informatie gefaseerd verstrekken.
4. De Verwerker neemt passende maatregelen om het incident te beperken, te onderzoeken en herhaling zoveel mogelijk te voorkomen.
5. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor de beoordeling of een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen moet worden gemeld, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.
6. De Verwerker werkt redelijkerwijs mee aan de afhandeling van het datalek.

1. De Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen.
2. Dit kan onder andere betrekking hebben op verzoeken om:
   • inzage;
   • rectificatie;
   • verwijdering;
   • beperking van verwerking;
   • dataportabiliteit;
   • bezwaar.
3. Wanneer een betrokkene rechtstreeks bij de Verwerker een verzoek indient dat betrekking heeft op persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, zal de Verwerker dit verzoek, voor zover wettelijk toegestaan, doorsturen naar de Verwerkingsverantwoordelijke.
4. De Verwerker zal een dergelijk verzoek niet zelfstandig inhoudelijk afhandelen, tenzij dit noodzakelijk is op grond van de wet of uitdrukkelijk door de Verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.

1. De Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk en passend bij de aard van de verwerking, bij het voldoen aan diens verplichtingen onder de AVG.
2. Dit kan betrekking hebben op:
   • beveiligingsverplichtingen;
   • datalekken;
   • verzoeken van betrokkenen;
   • gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's), voor zover de Verwerker daarvoor relevante informatie kan verstrekken;
   • overleg met de toezichthoudende autoriteit.
3. De Verwerker stelt informatie beschikbaar over de technische en organisatorische maatregelen die relevant zijn voor de verwerking.

1. De Verwerker mag voor bepaalde onderdelen van RouteKlant gebruikmaken van andere verwerkers of dienstverleners.
2. Voor de huidige dienstverlening gaat het onder andere om de volgende partijen en diensten:
   • Supabase – database, authenticatie en serverfuncties. Het RouteKlant-project bevindt zich in de regio eu-west-1 (Ierland).
   • Resend – verzending van transactionele e-mails.
   • Google Maps Platform – geocoding en navigatiefuncties. Voor geocoding wordt alleen de betreffende adresstring verzonden. RouteKlant stuurt hierbij geen namen, telefoonnummers, e-mailadressen, klant-ID's of werknotities naar Google. De route-optimalisatie vindt plaats binnen de eigen RouteKlant-infrastructuur.
   • Mollie – betalings- en abonnementsverwerking. RouteKlant slaat geen IBAN's, kaartnummers of CVC-gegevens op.
   • Lovable – publicatie- en hostingplatform voor de productie-frontend.
   • Cloudflare – productie-runtime en technische infrastructuur voor de gebundelde applicatie.
3. Deze partijen kunnen, afhankelijk van hun rol, persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.
4. De Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij algemene toestemming voor het inschakelen van dergelijke subverwerkers voor zover zij noodzakelijk zijn voor de levering van RouteKlant.
5. De Verwerker blijft verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen met betrekking tot persoonsgegevens door de ingeschakelde subverwerkers, voor zover dit volgens de AVG geldt.
6. De Verwerker legt aan iedere relevante subverwerker passende privacy- en beveiligingsverplichtingen op.
7. Bij het toevoegen of vervangen van een subverwerker zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hierover vooraf of, indien passend, tijdig informeren.
8. De Verwerkingsverantwoordelijke kan gemotiveerd bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker wanneer daarvoor redelijke en aantoonbare privacyrechtelijke gronden bestaan.
9. Indien Partijen geen oplossing vinden voor een zwaarwegend bezwaar, kunnen zij de gevolgen daarvan voor de dienstverlening bespreken en, indien noodzakelijk, de betreffende overeenkomst beëindigen overeenkomstig de toepasselijke voorwaarden.

1. Indien persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zal de Verwerker ervoor zorgen dat hiervoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen bestaan.
2. Waar vereist kan gebruik worden gemaakt van:
   • een adequaatheidsbesluit;
   • standaardcontractbepalingen (SCC's);
   • andere wettelijk toegestane waarborgen.
3. De Verwerker verstrekt, voor zover redelijkerwijs mogelijk, informatie over relevante internationale doorgiften.

1. De Verwerker bewaart persoonsgegevens gedurende de periode waarin RouteKlant namens de Verwerkingsverantwoordelijke wordt geleverd.
2. Na beëindiging van de dienstverlening worden persoonsgegevens verwijderd of teruggegeven overeenkomstig de instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen.
3. Indien geen specifieke instructie is gegeven, kan de Verwerker persoonsgegevens na beëindiging gedurende een redelijke technische of administratieve overgangsperiode bewaren en vervolgens verwijderen.
4. Back-ups kunnen gedurende een beperkte periode blijven bestaan voordat zij volgens de reguliere back-upcyclus worden overschreven of verwijderd.
5. De Verwerker kan persoonsgegevens langer bewaren indien dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

1. De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor:
   • het vaststellen van het doel en de middelen van de verwerking;
   • het hebben van een geldige wettelijke grondslag;
   • het informeren van betrokkenen over de verwerking;
   • het voldoen aan de AVG en andere toepasselijke privacywetgeving;
   • de juistheid van de ingevoerde persoonsgegevens;
   • het beperken van de persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is;
   • het tijdig verwijderen of laten verwijderen van gegevens die niet langer nodig zijn;
   • het correct configureren en gebruiken van RouteKlant;
   • het beveiligen van eigen gebruikersaccounts;
   • het beheren van toegangsrechten van medewerkers;
   • het tijdig melden van relevante verzoeken van betrokkenen aan de Verwerker.

1. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk, informatie beschikbaar die noodzakelijk is om aan te tonen dat de verplichtingen uit artikel 28 AVG worden nageleefd.
2. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om, met redelijke inachtneming van de belangen van de Verwerker en andere klanten, informatie op te vragen over de relevante beveiligings- en privacymaatregelen.
3. Indien een audit noodzakelijk is, wordt deze vooraf afgestemd tussen Partijen.
4. Een audit mag de normale bedrijfsvoering of de beveiliging van RouteKlant niet onredelijk verstoren.
5. De Verwerkingsverantwoordelijke behandelt alle tijdens een audit verkregen vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.
6. Voor zover redelijkerwijs mogelijk kunnen audits worden uitgevoerd door middel van documentatie, certificeringen, beveiligingsinformatie of andere beschikbare rapportages voordat een fysieke of uitgebreide audit wordt verlangd.

1. Partijen werken samen met bevoegde toezichthoudende autoriteiten wanneer dit wettelijk vereist is.
2. Indien de Verwerker rechtstreeks door een toezichthoudende autoriteit wordt benaderd over persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hierover, voor zover de wet dit toestaat.
3. De Verwerker verstreft geen informatie aan derden over persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij daarvoor een wettelijke verplichting of geldige instructie bestaat.

1. De Verwerker gebruikt de persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt niet voor eigen commerciële doeleinden.
2. Het is de Verwerker niet toegestaan deze persoonsgegevens te verkopen of te gebruiken voor gerichte reclame.
3. Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor beveiliging, foutoplossing, beschikbaarheid en verbetering van de infrastructuur mogen worden verwerkt voor zover dit verenigbaar is met de AVG en de afspraken tussen Partijen.
4. Geanonimiseerde of zodanig geaggregeerde gegevens dat personen niet meer redelijkerwijs identificeerbaar zijn, kunnen worden gebruikt voor statistische en analytische doeleinden.

1. Indien de Verwerker wettelijk verplicht wordt om persoonsgegevens aan een bevoegde overheidsinstantie te verstrekken, informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hierover vooraf, tenzij dit wettelijk verboden is.
2. De Verwerker verstreft uitsluitend de persoonsgegevens die op grond van de betreffende verplichting noodzakelijk zijn.
3. De Verwerker werkt mee aan rechtmatige verzoeken van bevoegde instanties.

1. De aansprakelijkheidsbepalingen uit de overeenkomst en de Algemene Voorwaarden van RouteKlant zijn van toepassing, tenzij deze Verwerkersovereenkomst uitdrukkelijk anders bepaalt.
2. Partijen erkennen dat zij ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen verplichtingen onder de AVG.
3. Geen van de bepalingen in deze overeenkomst beperkt wettelijke aansprakelijkheid voor zover een dergelijke beperking niet is toegestaan.

1. Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking zodra de Verwerkingsverantwoordelijke RouteKlant gebruikt voor het verwerken van persoonsgegevens namens hem.
2. De overeenkomst blijft van kracht zolang de Verwerker persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
3. Bij beëindiging van het gebruik van RouteKlant eindigt deze Verwerkersovereenkomst zodra de Verwerker geen persoonsgegevens meer namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, behoudens eventuele wettelijke bewaarplichten.
4. Bepalingen die naar hun aard na beëindiging moeten voortduren, blijven van kracht.

1. Solve Solutions kan deze Verwerkersovereenkomst wijzigen wanneer dit noodzakelijk is vanwege wijzigingen in wetgeving, rechtspraak, beveiligingsmaatregelen, technische ontwikkelingen of de dienstverlening.
2. Wijzigingen worden vooraf aan de Verwerkingsverantwoordelijke meegedeeld wanneer dit redelijkerwijs mogelijk en wettelijk vereist is.
3. Indien een wijziging noodzakelijk is om aan de AVG te blijven voldoen, zal de Verwerkingsverantwoordelijke hieraan redelijkerwijs meewerken.

1. Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde:
   • dwingendrechtelijke wetgeving;
   • deze Verwerkersovereenkomst voor onderwerpen die specifiek betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens;
   • de Algemene Voorwaarden van RouteKlant.

1. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke regels.

A. Onderwerp

Het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het aanbieden van RouteKlant, waaronder het beheren van klanten, adressen, afspraken en routegegevens.

B. Duur

De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de dienstverlening en zolang persoonsgegevens overeenkomstig deze overeenkomst en wettelijke verplichtingen moeten worden bewaard.

C. Aard van de verwerking

De verwerking kan bestaan uit: verzamelen, vastleggen, opslaan, structureren, raadplegen, wijzigen, gebruiken, organiseren, beschikbaar stellen binnen het account, verwijderen en technisch verwerken.

D. Doeleinden

De persoonsgegevens worden verwerkt voor het leveren, onderhouden, beveiligen en ondersteunen van RouteKlant.

E. Categorieën persoonsgegevens

naam; adresgegevens; postcode; woonplaats; telefoonnummer; e-mailadres; afspraakgegevens; routegegevens; werk- en opdrachtnotities; frequentiegegevens; overige persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke zelf invoert.

F. Categorieën betrokkenen

klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke; contactpersonen; personen op ingevoerde adressen; medewerkers of andere personen die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden geregistreerd.

G. Bijzondere persoonsgegevens

RouteKlant is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Toegangsbeveiliging

persoonlijke gebruikersaccounts; authenticatie; toegangsrechten op basis van rollen; beperking van administratieve toegang; beveiliging van bedrijfsaccounts.

Databeveiliging

versleutelde verbindingen; beveiligde database-infrastructuur; toegangsbeleid voor databases; scheiding van gegevens tussen verschillende bedrijfsaccounts; passende back-up- en herstelprocedures.

Organisatorische beveiliging

beperking van toegang tot persoonsgegevens; geheimhoudingsverplichtingen; procedures voor beveiligingsincidenten; periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen; zorgvuldig beheer van externe dienstverleners.

Beschikbaarheid en herstel

technische monitoring; back-upmechanismen waar van toepassing; herstelprocedures; maatregelen om de continuïteit van RouteKlant te ondersteunen.

De exacte technische maatregelen kunnen worden aangepast wanneer nieuwe beveiligingsrisico's, technische ontwikkelingen of wettelijke vereisten daartoe aanleiding geven.

Deze Verwerkersovereenkomst is opgesteld als onderdeel van de dienstverlening van RouteKlant en is bedoeld om de afspraken tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en Solve Solutions als Verwerker vast te leggen.

Versie: 1.0
Datum: 30 augustus 2026
Solve Solutions
Handelend onder de naam RouteKlant
Nederland
routeklant.nl