Planning schoonmaakbedrijf: vaste klanten en routes
Heb je een klein schoonmaakbedrijf met vaste klanten, zoals particulieren, praktijken of kleine kantoren? Dan bestaat je week uit veel terugkerende adressen. De ene klant komt wekelijks, de andere om de week, de één alleen 's ochtends, de ander alleen op vrijdag. Dat allemaal in je hoofd of in een spreadsheet bijhouden kost tijd en levert fouten op.
In dit artikel lees je in vier stappen hoe je de planning van vaste schoonmaakklanten organiseert: van klantgegevens tot een logische route per dag. Het gaat om de planning, niet om roosters, uren of loonadministratie.
Belangrijkste punten
- Leg per klant de frequentie, voorkeursdag, het dagdeel en praktische afspraken vast.
- Verdeel je week in vaste gebieden per dag, zodat je minder heen en weer rijdt.
- Bepaal per dag de volgorde vanaf je startpunt en houd rekening met ochtend- en middagklanten.
- Rond iedere dag af, zodat gemiste en volgende beurten direct goed in de agenda staan.
Waarom planning in de schoonmaak lastig is
Schoonmaakwerk is goed te plannen, maar er spelen veel voorkeuren door elkaar:
- Klanten willen vaak een vaste dag of een vast dagdeel, omdat ze dan thuis of juist weg zijn.
- De frequenties lopen uiteen: wekelijks, om de week of elke vier weken.
- Ieder adres heeft eigen afspraken, zoals waar de sleutel ligt of welke ruimtes extra aandacht krijgen.
- Ziekte, vakantie en klanten die een keer afzeggen gooien je week door elkaar.
Hoe meer klanten je hebt, hoe belangrijker het is dat je dit niet iedere week opnieuw hoeft uit te zoeken.
Stap 1: breng je vaste klanten in kaart
Begin met een volledig klantenbestand. Leg per klant vast:
- het volledige adres en een telefoonnummer;
- de frequentie, bijvoorbeeld wekelijks of elke 2 weken;
- een voorkeursdag en een voorkeur voor ochtend of middag;
- de werkzaamheden en praktische notities.
Een tip voor de notities: schrijf op wat je moet weten om goed te werken, maar zet er geen gevoelige gegevens in zoals alarmcodes. Spreek die liever op een veiligere manier met de klant af. Staat je klantenlijst nu in Excel? Lees dan klantenbestand bijhouden: Excel of app? om je lijst klaar te maken voor de overstap.
Stap 2: maak een weekritme per gebied
Verdeel je werkgebied in een paar delen en geef ieder deel een vaste dag. Bijvoorbeeld:
| Dag | Gebied |
|---|---|
| Maandag | Noord en het dorp ernaast |
| Dinsdag | Centrum |
| Woensdag | Oost |
| Donderdag | Zuid |
| Vrijdag | Bedrijven en uitloop |
Nieuwe klanten probeer je in het bestaande ritme te passen. Zo blijven je routes kort en hoef je niet voor één klant door de hele stad. Een vrije middag of dag voor uitloop vangt afzeggingen en ziektedagen op.
Stap 3: bepaal de volgorde per dag
Weet je wie er op een dag staan, bepaal dan de volgorde. Begin bij je startpunt, zet ochtendklanten vooraan en middagklanten achteraan, en voorkom dat je dezelfde weg twee keer rijdt. Navigeer je met Google Maps, dan kun je meerdere stops achter elkaar zetten. Hoe dat praktisch gaat, lees je in routeplanner voor meerdere adressen als zzp'er.
Stap 4: houd de planning actueel
Een planning is alleen bruikbaar als hij klopt. Vink na ieder adres af dat je klaar bent en kijk aan het eind van de dag wat er niet is gelukt. Plan de volgende beurt vanaf de geplande datum, zodat je weekritme niet verschuift. Meer daarover lees je in terugkerende afspraken plannen voor vaste klanten.
Werken met een klein team
Werk je met een of meer collega's, dan wil je dat iedereen met dezelfde klantgegevens en dezelfde agenda werkt. Een gedeeld account voorkomt dat er losse lijstjes en appjes rondgaan. In RouteKlant nodig je met een Team-abonnement collega's uit in hetzelfde bedrijfsaccount. Er zijn abonnementen voor maximaal 5 en maximaal 10 teamleden. De bedragen vind je bij de prijzen.
Wat RouteKlant wel en niet doet
RouteKlant helpt bij de planning van vaste klanten:
- klantenbestand met frequentie, voorkeursdagen, voorkeursdagdeel en notities, ook te importeren uit Excel of CSV;
- een Agenda die bepaalt welke klanten op welke dag staan;
- Route plannen, dat de klanten van een dag in een logische volgorde zet vanaf je startpunt, met rekening voor ochtend en middag;
- de route openen in Google Maps, in etappes van maximaal 10 klanten;
- bij Dag afsluiten automatisch de vervolgafspraken van afgevinkte klanten.
RouteKlant doet geen urenregistratie, loonadministratie of facturatie, en klanten kunnen niet zelf online een afspraak boeken. Heb je dat nodig, dan combineer je RouteKlant met een ander programma, of kies je een uitgebreider pakket.
Probeer het met je eigen week
Zet je vaste klanten erin en plan één echte werkweek. Probeer RouteKlant 7 dagen gratis. Je hoeft geen betaalgegevens in te vullen en de proefperiode stopt vanzelf. Wil je eerst zien hoe het werkt? Bekijk de productdemo.
