Terugkerende afspraken plannen voor vaste klanten
Glazenwassers, schoonmakers, hoveniers: veel zelfstandigen werken met klanten die volgens een vast ritme terugkomen. De eerste afspraak plannen is niet zo moeilijk. Het lastige is om die cyclus maanden achter elkaar strak te houden, ook als het een week regent of je een dag ziek bent.
In dit artikel lees je hoe je terugkerende afspraken zo plant dat klanten niet tussen wal en schip vallen, je cyclus niet langzaam verschuift en je geen dubbele afspraken maakt.
Belangrijkste punten
- Geef iedere klant een vaste frequentie en, als het kan, een vaste dag of wijk.
- Reken de volgende beurt vanaf de geplande datum, niet vanaf de dag waarop je toevallig langskwam.
- Houd per klant maximaal één open toekomstige afspraak aan. Zo voorkom je dubbele afspraken.
- Laat software het herhalen doen zodra je meer klanten hebt dan je kunt onthouden.
Waarom terugkerende afspraken ontsporen
Een planning met vaste klanten raakt meestal niet in één keer in de war. Het gaat langzaam, door kleine dingen:
- Je vergeet na een bezoek de volgende afspraak in te plannen.
- Je schuift een klant een paar dagen op en rekent daarna vanaf die nieuwe datum verder. Zo verschuift de hele cyclus.
- Een klant staat er per ongeluk twee keer in, bijvoorbeeld na het verzetten van een afspraak.
- Klanten uit dezelfde straat lopen uit elkaar, waardoor je vaker dezelfde kant op moet rijden.
Kies een vaste cyclus per klant
Spreek met iedere klant een duidelijke frequentie af en leg die vast. Reken ook even uit wat dat per jaar betekent. Dat helpt bij je prijs en bij hoeveel klanten je aankunt:
| Frequentie | Bezoeken per jaar (ongeveer) |
|---|---|
| Wekelijks | 52 |
| Elke 2 weken | 26 |
| Elke 4 weken | 13 |
| Elke 6 weken | 8 à 9 |
| Elke 8 weken | 6 à 7 |
| Elke 12 weken | 4 à 5 |
Let op: "maandelijks" en "elke 4 weken" zijn niet hetzelfde. Elke 4 weken betekent 13 bezoeken per jaar, maandelijks 12. Spreek met de klant af welke van de twee je bedoelt.
Reken vanaf de geplande datum
Dit is de belangrijkste regel voor een stabiele cyclus. Stel: een klant staat elke 6 weken op dinsdag gepland. Door regen kom je pas op donderdag. Reken je de volgende beurt vanaf donderdag, dan staat de klant voortaan op donderdag. Na een paar keer uitstellen zit hij in een heel andere ronde dan zijn buren.
Reken je vanaf de geplande dinsdag, dan staat de volgende beurt gewoon weer zes weken later op dinsdag. Je wijkronde blijft bij elkaar en de klant weet waar hij aan toe is.
Dubbele en vergeten afspraken voorkomen
Met twee eenvoudige gewoontes houd je je agenda schoon:
- Eén open afspraak per klant. Plan de volgende beurt pas in als de huidige is afgerond. Staat er al een latere afspraak, maak dan geen tweede.
- Sluit iedere werkdag af. Kijk aan het eind van de dag welke bezoeken klaar zijn en welke niet. Wat niet gelukt is, zet je meteen op een nieuwe dag.
Doe je dit met de hand, controleer dan eens per week of er vaste klanten zijn zonder toekomstige afspraak. Dat zijn de klanten die je anders kwijtraakt.
Wijk en dag combineren
Terugkerende afspraken werken het best als klanten uit dezelfde buurt op dezelfde dag staan. Komt er een nieuwe klant in een wijk die je al doet? Geef hem dan dezelfde frequentie en dag als zijn buren, als dat voor de klant past. Zo rijd je minder heen en weer en blijft je route van die dag logisch. Hoe je de volgorde binnen een dag bepaalt, lees je in routeplanner voor meerdere adressen als zzp'er.
Zo werkt het in RouteKlant
RouteKlant is gebouwd rond vaste klanten met een vaste cyclus:
- Frequentie per klant: wekelijks, elke 2, 4, 6, 8 of 12 weken, of geen herhaling.
- Afvinken op Vandaag: je vinkt bezoeken af terwijl je werkt. Heb je je vergist, dan maak je het vinkje ongedaan en blijft de afspraak op dezelfde plek in je route staan.
- Dag afsluiten: aan het eind van de dag maakt RouteKlant voor iedere afgevinkte klant met een frequentie de vervolgafspraak. Die wordt gerekend vanaf de afspraakdatum, dus de weekdag blijft gelijk. Heeft de klant al een latere afspraak, dan komt er geen dubbele bij.
- Niet gelukt: afspraken die niet zijn afgevinkt, plant RouteKlant opnieuw in op een passende toekomstige dag, bij voorkeur in de buurt en op een voorkeursdag van de klant.
- Agenda en route: in de Agenda zie je wie op welke dag staat. Route plannen zet die klanten daarna in een logische volgorde, die je opent in Google Maps.
Ben je glazenwasser? Op RouteKlant voor glazenwassers zie je hoe een werkdag eruitziet. Vergelijk je nog verschillende pakketten? Lees dan eerst glazenwasser software kiezen: waar let je op?.
Probeer het met je vaste klanten
Zet een paar vaste klanten met hun frequentie in RouteKlant, werk één dag af en kijk waar de vervolgafspraken komen te staan. Probeer RouteKlant 7 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Of bekijk eerst de productdemo.
